1 lipca 2021 roku weszła w życie długo zapowiadana, ogromna zmiana w postępowaniu rejestrowym, dzięki której przedsiębiorcy mogą składać wnioski do KRS wyłącznie elektronicznie. Odtąd wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców (np. spółki z o. o.) można składać wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zgodnie z art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Kategoryczne brzmienie przepisu nie pozostawia wątpliwości – przedsiębiorcom nie przysługuje już prawo wyboru pomiędzy formą papierową a elektroniczną składanego wniosku. Co istotne, wniosek złożony w formie papierowej i nieopłacony podlega zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków.
Aby złożyć elektroniczny wniosek do KRS wystarczy skierować się na stronę Portalu Rejestrów Sądowego i przejść do rubryki e-formularzy. Następnie konieczna jest rejestracja użytkownika przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo poprzez profil ePUAP. Dalej przy rejestracji wystarczy wybrać w zakładce, jaki wniosek ma zostać złożony i odpowiednio wypełnić pola aktywnego formularza. Co ciekawe, system elektroniczny automatyczne wypełnia podstawowych informacji o podmiocie. Jeśli składamy wniosek o zmianę danych, wystarczy podać numer KRS, a formularz zostanie samoistnie uzupełniony o firmę, NIP, REGON oraz siedzibę podmiotu. Dodatkowo w każdej chwili można sprawdzić, czy przygotowywany przez nas formularz jest wypełniony poprawnie – opcja „Sprawdź poprawność”.Następnie z oczywistych względów wniosek powinien zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zaufanym lub osobistym. Jeśli dokumenty stanowiące podstawę wpisu są sporządzone w postaci papierowej, do wniosku trzeba dołączyć odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym lub elektroniczne kopie dokumentów. W takim przypadku oryginał dokumentu albo jego odpis lub wyciąg poświadczony urzędowo będzie trzeba przesłać do sądu rejestrowego w terminie trzech dni od daty złożenia pisma.
Ponadto dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców akta rejestrowe będą prowadzone wyłącznie elektronicznie i nie będą podlegać przetworzeniu na postać papierową. Istotne jest to, że akta rejestrowe prowadzone w systemie teleinformatycznym będą dostępne dla każdego za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych oraz w siedzibie sądu rejestrowego, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.