Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych z 20 marca 2009 roku wskazuje, że imprezą masową jest wydarzenie, w którym na otwartej przestrzeni, stadionie lub innym obiekcie niebędącym budynkiem, udział bierze co najmniej 1000 osób, natomiast w budynkach przynajmniej 300. Impreza masowa może być wydarzeniem o różnym charakterze, m.in. rozrywkowym, sportowym czy artystycznym. Dla dokładnego ustalenia czy planowane wydarzenie będzie mieściło się w ustawowej definicji imprezy masowej należy sięgnąć do przepisów w/w ustawy, przede wszystkim do art. 3, który zawiera dokładny katalog wydarzeń nią będących.
Do zorganizowania legalnej imprezy masowej wymagane jest spełnienie kilku kwestii formalnych. Przede wszystkim obowiązkiem organizatora takiego wydarzenia jest złożenie we właściwym miejscowo urzędzie miasta lub gminy wniosku o zezwolenie na zorganizowanie imprezy masowej. Wniosek taki należy złożyć nie później niż na 30 dni przed terminem imprezy. Ponadto, niezbędnym jest także uzyskanie odpowiedniej opinii. Opinia taka ma na celu wskazać niezbędną wielkość sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżenia do stanu technicznego terenu, na którym będzie się ona odbywać oraz przewidywane zagrożenia. Opinię taką wydają odpowiednie ze względu na miejsce odbywania się imprezy służby (m.in. komendant Policji i Państwowej Straży Pożarnej). O sporządzenie takiej opinii należy wystąpić odpowiednio wcześniej, bowiem powinna ona zostać dostarczona nie później niż 14 dni przed planowanym terminem imprezy. Uwzględniając czas jej uzyskania, warto zwrócić się o nią jak najwcześniej.
Warto pamiętać, że jeżeli wstęp na imprezę masową będzie odpłatny, obowiązkiem organizatora zgodnie z ustawą jest w takim przypadku zawarcie odpowiedniej umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom. Ponadto należy zabezpieczyć pomoc medyczną, przeciwpożarową i organizacyjną oraz ochronę imprezy.
Ze względu na możliwą odpowiedzialność za uczestników imprezy, zalecamy stworzyć regulamin imprezy, do którego przestrzegania zobowiązani będą po jego udostępnieniu wszyscy uczestnicy. W celu stworzenia kompleksowego regulaminu imprezy masowej oraz klauzuli informacyjnych zgodnych z RODO warto skorzystać z pomocy profesjonalnego prawnika.
Spełnienie wszystkich wymogów formalnych jest konieczne celem uniknięcia kar przewidzianych w ustawie. Należy bowiem pamiętać, że w trakcie trwania wydarzenia uprawnione organy mogą dokonać kontroli zgodności przebiegu imprezy masowej z warunkami określonymi w zezwoleniu na jej organizacje. Niespełnienie tych warunków, poza nałożeniem kary na organizatora, może skutkować także jej natychmiastowym przerwaniem.