Zbliża się termin wprowadzenia w życie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, w związku z czym przygotowano projekt ustawy o tzw. sygnalistach, którzy będą zgłaszać nieprawidłowości w zakładzie pracy.
Nową funkcję sygnalisty będzie musiał ustanowić pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Sygnalista w firmie będzie podlegać szczególnej ochronie i będzie odpowiedzialny za wewnętrzne kanały zgłaszania naruszeń oraz odpowiednie polityki wewnętrzne w tym zakresie. Ponieważ to instytucja w polskim porządku prawnym całkowicie nowa, rodzi wiele pytań prawnych natury praktycznej, m.in. o ewentualne konsekwencje w momencie, kiedy takich procedur w danym zakładzie pracy nie będzie. Należy przyłożyć szczególną uwagę do tego, aby przedsiębiorstwa miały czas się do nich przygotować. Kolejne pytania są związane z określeniami, jakie występują w projektowanej ustawie. Czy będą one na tyle jasne i klarowne, aby nie budziły wątpliwości. Z kolei poważnym zastrzeżeniem jest to, aby zgłoszenia nie były nadmierne, czy zbyt powierzchowne. Rodzi to problem, gdyż pracodawca będzie musiał rozpatrywać każdy przypadek, z których wiele okaże się bezpodstawnych lub niepotrzebnych. W związku z tym należałoby pochylić się nad poszczególnymi zapisami, aby te wątpliwości wyeliminować w praktyce.
Ustawa określa szerszy zakres przedmiotowy naruszenia prawa niż zakres przedmiotowy wdrażanej dyrektywy unijnej. Przepisy o sygnalistach będą miały zastosowanie nie tylko do dziedzin przewidzianych przez dyrektywę, ale również wszystkich naruszeń prawa w odpowiadających wymienionym w dyrektywie dziedzinach prawa krajowego. Projekt ustawy wskazuje, że pracodawca może dodatkowo ustanowić zgłaszanie w zakładzie pracy innych naruszeń niż wskazane powyżej, w tym dotyczących obowiązujących u tego pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
Pracodawca będzie zobowiązany ustanowić regulamin zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z zakładową organizacją związkową bądź z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa). W takim regulaminie pracodawca obowiązkowo powinien wskazać w szczególności: podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń. sposób przekazywania zgłoszeń oraz informację o tym czy procedura przewiduje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych, podmiot uprawniony do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia i komunikację ze zgłaszającym, obowiązek potwierdzenia zgłoszenia w terminie 7 dni i obowiązek podjęcia działań następczych, maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej (ustawa wskazuje te terminy), informację na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych. Projekt ustawy zawiera również fakultatywne elementy takiego regulaminu.
Oprócz ustanowienia regulaminu zgłoszeń, pracodawca jest zobowiązany prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Poza zgłoszeniami w ramach organizacji, pracownik będzie mógł dokonać zgłoszeń zewnętrznych (poza organizację, np. bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich), bez uprzedniego obowiązku dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Ustawodawca przewidział stosowne sankcje w przypadku utrudniania dokonania zgłoszenia; podejmowania działań odwetowych wobec osoby, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego; naruszenia obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby, która dokonała zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat.
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników, jak również podmioty z niektórych branż bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (np. o te, które są narażone na pranie pieniędzy czy finansowanie terroryzmu np. banki), powinny już teraz wdrożyć prace nad wprowadzaniem wewnętrznych procedur.